Handbuch

Wie Pulse funktioniert — für alle bei LATENT, die damit arbeiten, es verwalten oder administrieren. Kund:innen brauchen dieses Dokument nicht.

1Was ist Pulse

Der ganze Loop in einem Bild.

Pulse ist unser Freigabe-Tool für Social-Media-Content. Es holt fertige Briefings aus Notion, zeigt sie Kund:innen als echte Instagram-Vorschau, sammelt Feedback (Kommentare, Pins, Versionen) und schreibt das freigegebene Ergebnis zurück nach Notion — dorthin, wo die Redaktion plant.

NotionBriefingRedaktion stellt das Posting fertig, Status „Ready for Kunden Review"

→

Pulse · LATENTImport & SendenImport als Entwurf, prüfen, „Zur Freigabe senden"

→

Pulse · KundeReviewKommentare, Pins — Freigabe oder Änderungswunsch

→

Pulse · LATENTNeue Versionbei Änderungswunsch: v2 bauen, erneut senden

→

NotionFreigegebenfinale Caption, Hashtags & Bilder landen zurück in Notion

⟲ danach plant die Redaktion in Notion weiter — Pulse meldet sich erst wieder, wenn es etwas zu reviewen gibt

2Der tägliche Workflow

Schritt für Schritt aus LATENT-Sicht.

#	Schritt	Was passiert
1	Notion: Status setzen	Posting fertig briefen, Approval-Status auf Ready for Kunden Review. Nur diese Einträge holt der Import.
2	Pulse: „⟳ Notion"	Import-Button im Kunden-Bereich (nur LATENT sieht ihn). Jeder Eintrag wird zum Entwurf — noch unsichtbar für Kund:innen. Notion springt auf In Feedbacktool hinterlegt.
3	Entwurf prüfen	Bilder da? Caption sauber? Bei Bedarf direkt in Pulse nachbessern (Bearbeiten-Modus, speichert automatisch).
4	Zur Freigabe senden	Einzeln im Detail oder als Stapel in der Listen-Ansicht (Checkboxen). Erst jetzt sehen Kund:innen den Post; die Benachrichtigung geht im nächsten Mail-Slot raus.
5	Kunde reviewt	Freigabe → fertig, fließt zurück nach Notion. Änderungswunsch → der Post liegt wieder bei uns.
6	Neue Version	„Neue Version" übernimmt Caption und Hashtags automatisch in den neuen Entwurf — Bilder anpassen, erneut senden. Alte Versionen und Kommentare bleiben für alle einsehbar.

3Notion-Sync im Detail

Wann fließt was in welche Richtung — und wie Konflikte vermieden werden.

Die eine Regel

Zwischen Import und Freigabe ist Pulse die Wahrheit. Notion briefed, Pulse reviewed, Notion bekommt das Ergebnis. Wer einen Stand aus Notion erneut nach Pulse bringen will, setzt den Approval-Status bewusst wieder auf „Ready for Kunden Review" — das ist die einzige Tür.

Was wird wann synchronisiert?

Richtung	Auslöser	Was fließt	Wann
Notion → Pulse	„⟳ Notion"-Klick (LATENT)	Titel, Caption, Hashtags, Go-Live, Format, Monat, Paid/Organic — Bilder und Videos werden in unseren eigenen Speicher kopiert	sofort, manuell
Pulse → Notion	direkt nach dem Import	Approval-Status → In Feedbacktool hinterlegt — in Notion bleibt kein „Ready" zurück	im selben Import
Notion → Pulse	Page erneut auf „Ready" gesetzt	Der Notion-Stand wird neue Entwurfs-Version — die laufende Version und alle Kommentare bleiben erhalten	beim nächsten Import
Pulse → Notion	Freigabe (Kunde oder automatisch)	Status → Freigegeben (Kundin final) + finale Caption/Hashtags in die Notion-Felder + Bilder/Videos ins Feld „Finale Assets (Pulse)" + ein Pulse-Kommentar mit Version, Datum und Link	binnen 10 Minuten
Pulse → Notion	Post in Pulse neu angelegt	Neue Notion-Page (Name, Monat, Go-Live, Format, Status) — ab dann normaler Kreislauf. Es gilt immer: 1 Notion-Page = 1 Post	binnen 10 Minuten

Der Status-Kreislauf in Notion

Ready for Kunden Review→ Import → In Feedbacktool hinterlegt→ Freigabe → Freigegeben (Kundin final)

Zurück an den Anfang geht es nur über einen Menschen: Page bewusst wieder auf „Ready for Kunden Review" setzen → der nächste Import erzeugt eine neue Entwurfs-Version in Pulse.

Wie Konflikte vermieden werden

Das Briefing bleibt unberührtFinale Bilder landen im eigenen Feld „Finale Assets (Pulse)" — das Briefing-Feld „Visual Assets" wird nie überschrieben.

Überschreiben passiert sichtbarWurde die Page während des Reviews in Notion editiert, überschreibt die Freigabe trotzdem — aber der Pulse-Kommentar sagt es ausdrücklich dazu. Nie still.

Keine ZwischenständeNotion wird erst bei der Freigabe aktualisiert. So sieht eine Page nie „final" aus, während der Review noch läuft.

4E-Mails: wer, was, wann

Gebündelt zu festen Zeiten — nie Einzelmail-Gewitter.

Die vier Tages-Slots

Alles, was sich seit dem letzten Versand angesammelt hat, wird pro Person und Kunde zu einer Mail gebündelt und zum nächsten Slot verschickt (deutsche Zeit):

8:00

10:00

13:00

15:30

18:00

20:00

Beispiel: 25 Posts um 10:30 gesendet → die Reviewer bekommen eine Mail um 13:00 mit allen 25, nicht 25 einzelne.

Welche Mail geht an wen?

Mail	Empfänger	Auslöser	Zeitpunkt
Reviewer-Digest	Approver + Commenter	Neue Posts zur Freigabe, Antworten von LATENT, Deadline-Erinnerungen	nächster Slot
LATENT-Digest	LATENT-Team des Kunden	Entscheidungen + Kommentare der Kund:innen	nächster Slot
Paket-Mails (Monats-Zyklus)	Approver + Commenter	Sanfte Erinnerung · Frist-Ansage · Bestätigung der automatischen Freigabe (auch an LATENT)	Kapitel 5
Login-Link / Code	die anfordernde Person	Login-Anforderung	sofort
Einladung	die eingeladene Person	Einladung aus dem Mitglieder-Panel	sofort

Eigenes löst nichts ausWer selbst entscheidet oder kommentiert, bekommt dazu keine Mail — nur die jeweils andere Seite.

Erinnerungen: je Stufe einmalDeadline-Erinnerungen eskalieren (bald → dringend → überfällig), aber jede Stufe kommt pro Post genau einmal.

Wieder-Öffnen bleibt stillDas Wieder-Öffnen einer Entscheidung ist ein interner Notfall-Schritt und erzeugt bewusst keine Kunden-Mail.

5Der Monats-Review-Zyklus

Freigaben folgen dem Redaktionszyklus — gesammelt pro Monat, nicht pro Post.

Wir produzieren in Monatspaketen. Der August-Content muss vollständig 2 Wochen vor dem 1. August freigegeben sein. Erinnert wird deshalb pro Paket („12 von 30 offen"), nicht 30-mal einzeln. Die Zuordnung kommt aus dem Notion-Feld „Monat".

Zeitstrahl am Beispiel August

Sanfte Erinnerung4. Juli — „Das August-Paket wartet, Freigabe bis 18. Juli"

Frist erreicht18. Juli — Mail mit 24-Stunden-Ansage

Automatische Freigabe19. Juli — Bestätigung an Kunde und LATENT

1. AugustContent geht live

Die 24-Stunden-Ansage sagt wörtlich: Alle Posts, die nicht innerhalb der nächsten 24 Stunden freigegeben werden, gelten als freigegeben und fließen in die Planung ein. Dieser Ablauf ist mit den Kund:innen so vereinbart.

Die Leitplanken

Änderungswünsche nie automatischPosts mit offenem Änderungswunsch sind von der automatischen Freigabe ausgenommen — der Kunde hat widersprochen, sie liegen bei uns.

Ehrlich gekennzeichnetAutomatische Freigaben heißen im Verlauf „Automatisch freigegeben (Frist verstrichen)" — nie als Kunden-Klick getarnt. LATENT kann sie im Zweifel wieder öffnen.

Noch nicht aktivPaket-Mails und automatische Freigabe sind bis zum offiziellen Start ausgeschaltet (Kapitel 7). Das Paket-Banner im Tool informiert aber schon.

6Rollen & Rechte

Drei Rollen, pro Kunde vergeben — eine Person kann bei mehreren Kunden (verschiedene) Rollen haben.

	agency LATENT	approver Kunde	commenter Kunde
Entwürfe sehen & bearbeiten	✓	—	—
Kommentieren & Pins setzen	✓	✓	✓
Freigeben	✓	✓	—
Änderungen anfragen	— (bewusst, s. u.)	✓	—
Entscheidung wieder öffnen	✓ (Notfall)	—	—
Posts anlegen, Notion-Import, Mitglieder verwalten	✓	—	—

„Änderungen anfragen" ist ein Kunden-ButtonWir fragen bei uns selbst keine Änderungen an — wenn LATENT etwas ändern will, baut LATENT einfach eine neue Version. Der Button existiert deshalb nur für Kund:innen.

Warum Rollen pro Kunde?Damit Freelancer (z. B. Romy) nur ihren einen Kunden sehen. Es gibt darum bewusst kein „alle Kunden"-Menü — wer mehrere Kunden betreut, bekommt mehrere Mitgliedschaften und wählt beim Einstieg.

7Verwalten & Administrieren

Alles, was nicht täglich vorkommt — von Einladung bis Start-Schalter.

Mitglieder einladen & verwalten

Button „Mitglieder" im Kunden-Bereich: Name, E-Mail und Rolle eintragen → die Person bekommt eine gebrandete Einladungs-Mail mit Login-Link. Der Name ist Pflicht — ohne ihn hieße die Person im Tool wie ihr E-Mail-Präfix („kassandra2112"). Rolle ändern und Entfernen geht in derselben Liste. Jede Person kann ihren eigenen Namen später selbst anpassen (✎ oben rechts).

Eigenes Profil & Vorschau-Name

✎ im Kopfbereich öffnet „Mein Profil" (Name, Position). Der Instagram-Name in der Post-Vorschau gehört dem Kunden: einfach in der Vorschau auf den Profilnamen klicken und ändern (nur LATENT kann das).

Neuen Kunden anbinden

Aktuell ein Admin-Schritt (kein Selbstbedienungs-Formular): Der Kunde wird angelegt und seine Notion-Datenbank verbunden. Die Notion-DB braucht dafür die Felder, die unsere beiden bestehenden DBs auch haben — vor allem Name, Caption / Copy, Hashtags, Go-Live, Assets, Monat, Content Typ, Visual Assets, Finale Assets (Pulse) und den Approval-Status mit den drei Workflow-Optionen aus Kapitel 3. Am einfachsten: bestehende DB duplizieren.

Kunden-Einstellungen

Einstellung	Bedeutung	Standard
Deadline-Modus	monatlich: ein Paket pro Redaktionsmonat, eine gemeinsame Frist (Kapitel 5). pro Post: jede Frist hängt am Go-Live des einzelnen Posts.	beide Kunden: monatlich
Frist-Vorlauf	Wie viele Tage vor Monatsbeginn (bzw. vor Go-Live) die Freigabe stehen muss.	14 Tage
Erinnerungs-Vorlauf	Wie viele Tage vor der Frist die sanfte Erinnerung kommt.	14 Tage

Änderungen an diesen Werten macht aktuell der Admin — bei Bedarf bei Ingo melden.

Die zwei Start-Schalter

Zwei Funktionen sind fertig gebaut, aber bis zum offiziellen Start bewusst ausgeschaltet. Der Admin legt sie beim Rollout zentral um:

Schalter	Was er aktiviert
Notion-Rückschreiben technisch: `NOTION_WRITEBACK`	Alles aus Kapitel 3, das in Richtung Notion fließt: Status-Wechsel, finale Caption/Hashtags, finale Bilder, automatische Page-Anlage. Bis dahin liest Pulse nur.
Monats-Automatik technisch: `BATCH_CYCLE`	Die Paket-Mails und die automatische Freigabe aus Kapitel 5. Bis dahin gibt es nur das informative Banner im Tool.

8Warum ist das so?

Bewusste Entscheidungen — bitte nicht versehentlich „wegoptimieren".

Der Import legt Entwürfe an, nichts geht automatisch rausSchützt vor unsauberen Notion-Ständen beim Kunden. Senden bleibt der bewusste Klick — einzeln oder als Stapel.

Notion wird nur bei Freigabe aktualisiertEine Page darf nie „final" aussehen, während der Review läuft — sonst plant die Redaktion Zwischenstände ein.

Kein „alle Kunden"-Menü für LATENT-MitgliederRollen gelten pro Kunde, damit Freelancer nur ihren einen Kunden sehen.

Wieder-Öffnen können nur wirKund:innen können eine getroffene Entscheidung nicht selbst hin- und herschalten — das gäbe Chaos im Verlauf. Im Notfall öffnet LATENT.

3 Sekunden Bedenkzeit vor jeder EntscheidungFreigeben und Änderungswunsch starten mit einem kurzen Countdown samt „Abbrechen" — schützt vor Versehens-Klicks, egal wo der Button liegt.

Kommentare kann man löschen, aber nie umschreibenEigene Kommentare und Pins lassen sich entfernen (×). Nachträgliches Umformulieren gibt es bewusst nicht — was gesagt wurde, bleibt nachvollziehbar.

Mails kommen zu festen Zeiten, nicht sofort30 Posts auf einmal dürfen keine 30 Mails auslösen. Die Bündelung zu vier Tages-Slots hält alle informiert, ohne zu nerven.

9Wenn etwas hakt

Die häufigsten Fragen, kurz beantwortet.

Der Post ist beim Import nicht aufgetaucht.: In Notion den Approval-Status prüfen: Geholt wird nur, was auf „Ready for Kunden Review" steht. Alles andere ignoriert der Import bewusst.
Die Mail ist (noch) nicht angekommen.: Mails kommen frühestens zum nächsten Tages-Slot (10:00 / 13:00 / 15:30 / 18:00) — siehe Kapitel 4. Nach 18:00 Gesendetes kommt am nächsten Morgen um 10:00.
„Verbindung unterbrochen" beim Freigeben.: Passiert gelegentlich, wenn der Browser-Tab lange im Hintergrund war. Pulse versucht es einmal automatisch erneut — falls die Meldung bleibt: einfach noch einmal klicken.
Der Kunde sieht den Post nicht.: Vermutlich ist er noch Entwurf. Erst „Zur Freigabe senden" macht ihn für Kund:innen sichtbar.
Ich will einen geänderten Notion-Stand erneut zur Freigabe bringen.: Page in Notion wieder auf „Ready for Kunden Review" setzen und in Pulse importieren — daraus wird eine neue Entwurfs-Version, nichts geht verloren.
Ich finde einen Post nicht.: Suchfeld rechts neben den Filter-Chips (sucht in Titel und Caption) — kombinierbar mit „Zu prüfen" / „Freigegeben" / „Paid Ads".