Handbuch

Wie Pulse funktioniert. Für alle bei LATENT, die damit arbeiten, es verwalten oder administrieren. Kund:innen brauchen dieses Dokument nicht.

Quick-Start

Die fünf Schritte, mit denen du heute loslegst. Alles andere kannst du nachschlagen, wenn du es brauchst.

Anmelden E-Mail eingeben, Link in der Mail klicken (oder den 6-stelligen Code eintippen). Alternativ mit Passwort, falls eins gesetzt wurde (Kapitel 7).
Kunden öffnen Die Timeline zeigt alles, was läuft. Der Filter „Zu prüfen" ist deine Arbeitsliste: alles, was gerade auf Kund:innen wartet.
Content reinholen In Notion das fertige Posting auf „Ready for Kunden Review" stellen, in Pulse auf „⟳ Notion" klicken. Jeder Eintrag landet als Entwurf, für Kund:innen noch unsichtbar. Details: Kapitel 3
Prüfen & senden Entwurf kurz anschauen (Bilder da? Caption sauber?), dann „Zur Freigabe senden". Mehrere auf einmal geht in der Listen-Ansicht per Checkbox. Details: Kapitel 2
Den Rest macht Pulse Kund:innen bekommen gebündelte Mails, reviewen, entscheiden. Du siehst alles im Tool und per Digest-Mail. Bei einem Änderungswunsch: „Neue Version" bauen und erneut senden. Details: Kapitel 4

1Was ist Pulse

Der ganze Loop in einem Bild.

Pulse ist unser Freigabe-Tool für Social-Media-Content. Es holt fertige Briefings aus Notion, zeigt sie Kund:innen als echte Instagram-Vorschau, sammelt Feedback (Kommentare, Pins, Versionen) und schreibt das freigegebene Ergebnis zurück nach Notion, dorthin, wo die Redaktion plant.

NotionBriefingRedaktion stellt das Posting fertig, Status „Ready for Kunden Review"

→

Pulse · LATENTImport & SendenImport als Entwurf, prüfen, „Zur Freigabe senden"

→

Pulse · KundeReviewKommentare, Pins, dann Freigabe oder Änderungswunsch

→

Pulse · LATENTNeue Versionbei Änderungswunsch: v2 bauen, erneut senden

→

NotionFreigegebenfinale Caption, Hashtags & Bilder landen zurück in Notion

⟲ danach plant die Redaktion in Notion weiter. Pulse meldet sich erst wieder, wenn es etwas zu reviewen gibt

2Der tägliche Workflow

Schritt für Schritt aus LATENT-Sicht.

#	Schritt	Was passiert
1	Notion: Status setzen	Posting fertig briefen, Approval-Status auf Ready for Kunden Review. Nur diese Einträge holt der Import.
2	Pulse: „⟳ Notion"	Import-Button im Kunden-Bereich (nur LATENT sieht ihn). Jeder Eintrag wird zum Entwurf, noch unsichtbar für Kund:innen. Notion springt auf In Feedbacktool hinterlegt.
3	Entwurf prüfen	Bilder da? Caption sauber? Bei Bedarf direkt in Pulse nachbessern (Bearbeiten-Modus, speichert automatisch).
4	Zur Freigabe senden	Einzeln im Detail oder als Stapel in der Listen-Ansicht (Checkboxen). Erst jetzt sehen Kund:innen den Post; die Benachrichtigung geht im nächsten Mail-Slot raus.
5	Kunde reviewt	Freigabe → fertig, fließt zurück nach Notion. Änderungswunsch → der Post liegt wieder bei uns.
6	Neue Version	„Neue Version" übernimmt Caption und Hashtags automatisch in den neuen Entwurf: Bilder anpassen, erneut senden. Alte Versionen und Kommentare bleiben für alle einsehbar.

3Notion-Sync im Detail

Wann fließt was in welche Richtung, und wie werden Konflikte vermieden?

Die eine Regel

Zwischen Import und Freigabe ist Pulse die Wahrheit. Notion briefed, Pulse reviewed, Notion bekommt das Ergebnis. Wer einen Stand aus Notion erneut nach Pulse bringen will, setzt den Approval-Status bewusst wieder auf „Ready for Kunden Review". Das ist die einzige Tür.

Was wird wann synchronisiert?

Richtung	Auslöser	Was fließt	Wann
Notion → Pulse	„⟳ Notion"-Klick (LATENT)	Titel, Caption, Hashtags, Go-Live, Format, Monat, Paid/Organic. Bilder und Videos werden in unseren eigenen Speicher kopiert	sofort, manuell
Pulse → Notion	direkt nach dem Import	Approval-Status → In Feedbacktool hinterlegt. In Notion bleibt kein „Ready" zurück	im selben Import
Notion → Pulse	Page erneut auf „Ready" gesetzt	Der Notion-Stand wird neue Entwurfs-Version. Die laufende Version und alle Kommentare bleiben erhalten	beim nächsten Import
Pulse → Notion	Freigabe (Kunde oder automatisch)	Status → Freigegeben (Kundin final) + finale Caption/Hashtags in die Notion-Felder + das freigegebene Visual ins Feld „Visual Assets" (das Briefing-Visual wird vorher ins Feld „Briefing-Visual (Original)" gesichert) + ein Pulse-Kommentar mit Version, Datum und Link	sofort (Sekunden)
Pulse → Notion	Post in Pulse neu angelegt	Neue Notion-Page (Name, Monat, Go-Live, Format, Status), ab dann normaler Kreislauf. Es gilt immer: 1 Notion-Page = 1 Post	binnen 10 Minuten

Der Status-Kreislauf in Notion

Ready for Kunden Review→ Import → In Feedbacktool hinterlegt→ Freigabe → Freigegeben (Kundin final)

Zurück an den Anfang geht es nur über einen Menschen: Page bewusst wieder auf „Ready for Kunden Review" setzen → der nächste Import erzeugt eine neue Entwurfs-Version in Pulse.

Wie Konflikte vermieden werden

Das Original wird gesichertDie Freigabe schreibt das finale Visual ins Feld „Visual Assets". Vorher kopiert Pulse das ursprüngliche Briefing-Visual einmalig ins Feld „Briefing-Visual (Original)", also kein Verlust des Ausgangsstands.

Überschreiben passiert sichtbarWurde die Page während des Reviews von einem Menschen in Notion editiert, überschreibt die Freigabe trotzdem, aber der Pulse-Kommentar sagt es ausdrücklich dazu. Pulse-eigene Änderungen lösen den Hinweis nicht aus.

Keine ZwischenständeNotion-Properties werden erst bei der Freigabe gespiegelt. So sieht eine Page nie „final" aus, während der Review noch läuft.

Uploads, Dateigrößen und Stories

Assets immer in Pulse hochladenNotion ist Briefing-Tor, keine Ablage. Bilder und Reels lädst du im Bearbeiten-Modus direkt in Pulse hoch (Dropzone); sie liegen dann in unserem Speicher. Große Reels also nicht erst in Notion, sondern gleich in Pulse.

Bis 200 MB pro DateiDer Pulse-Upload selbst hat keine enge Grenze. Beim Spiegeln der Freigabe nach Notion gehen Dateien bis 200 MB durch; größere überspringt der Notion-Rückkanal (in Pulse bleibt das Visual vollständig sichtbar).

Stories mit mehreren SlidesMehrere Visuals an einem Story-Post werden in der Vorschau durchgeblättert (9:16, wie ein Carousel). Einfach mehrere Bilder hinterlegen; Anmerkungen bleiben pro Slide.

4E-Mails: wer, was, wann

Gebündelt zu festen Zeiten, nie Einzelmail-Gewitter.

Die vier Tages-Slots

Alles, was sich seit dem letzten Versand angesammelt hat, wird pro Person und Kunde zu einer Mail gebündelt und zum nächsten Slot verschickt (deutsche Zeit):

8:00

10:00

13:00

15:30

18:00

20:00

Beispiel: 25 Posts um 10:30 gesendet → die Reviewer bekommen eine Mail um 13:00 mit allen 25, nicht 25 einzelne.

Welche Mail geht an wen?

Mail	Empfänger	Auslöser	Zeitpunkt
Reviewer-Digest	Approver + Commenter	Neue Posts zur Freigabe, Antworten von LATENT, Deadline-Erinnerungen	nächster Slot
LATENT-Digest	LATENT-Team des Kunden	Entscheidungen + Kommentare der Kund:innen	nächster Slot
Paket-Mails (Monats-Zyklus)	Approver + Commenter	Sanfte Erinnerung · Frist-Ansage · Bestätigung der automatischen Freigabe (auch an LATENT)	Kapitel 5
Login-Link / Code	die anfordernde Person	Login-Anforderung	sofort
Einladung	die eingeladene Person	Einladung aus dem Mitglieder-Panel	sofort

Eigenes löst nichts ausWer selbst entscheidet oder kommentiert, bekommt dazu keine Mail, nur die jeweils andere Seite.

Erinnerungen: je Stufe einmalDeadline-Erinnerungen eskalieren (bald → dringend → überfällig), aber jede Stufe kommt pro Post genau einmal.

Wieder-Öffnen bleibt stillDas Wieder-Öffnen einer Entscheidung ist ein interner Notfall-Schritt und erzeugt bewusst keine Kunden-Mail.

5Der Monats-Review-Zyklus

Freigaben folgen dem Redaktionszyklus: gesammelt pro Monat, nicht pro Post.

Wir produzieren in Monatspaketen. Der August-Content muss vollständig 2 Wochen vor dem 1. August freigegeben sein. Erinnert wird deshalb pro Paket („12 von 30 offen"), nicht 30-mal einzeln. Die Zuordnung kommt aus dem Notion-Feld „Monat".

Zeitstrahl am Beispiel August

Sanfte Erinnerung4. Juli: „Das August-Paket wartet, Freigabe bis 18. Juli"

Frist erreicht18. Juli: Mail mit 24-Stunden-Ansage

Automatische Freigabe19. Juli: Bestätigung an Kunde und LATENT

1. AugustContent geht live

Die 24-Stunden-Ansage sagt wörtlich: Alle Posts, die nicht innerhalb der nächsten 24 Stunden freigegeben werden, gelten als freigegeben und fließen in die Planung ein. Dieser Ablauf ist mit den Kund:innen so vereinbart.

Die Leitplanken

Änderungswünsche nie automatischPosts mit offenem Änderungswunsch sind von der automatischen Freigabe ausgenommen. Der Kunde hat widersprochen, sie liegen bei uns.

Ehrlich gekennzeichnetAutomatische Freigaben heißen im Verlauf „Automatisch freigegeben (Frist verstrichen)", nie als Kunden-Klick getarnt. LATENT kann sie im Zweifel wieder öffnen.

Aktuell abgeschaltetDie automatische Freigabe ist global aus (Secret AUTO_APPROVE, Default aus) und passiert weder im Monats-Paket noch im Redaktionszyklus. Fristmails/Reminder laufen weiter, bitten aber um manuelle Freigabe. Paket-Mails zusätzlich hinter BATCH_CYCLE (Kapitel 7).

Eigener Freigabetermin pro Post

Braucht ein einzelner Post mehr Zeit als sein Paket, bekommt er im Post-Daten-Dialog (✎ Titel · Format · Go-Live · Termine) einen eigenen Freigabetermin; bei Redaktionsplan-Kunden lassen sich alle drei Termine einzeln setzen. Leer gelassene Felder bleiben beim berechneten Termin. Ein Post mit eigenem Termin fällt aus den Paket-Mails und wird nie automatisch freigegeben, er wird zum eigenen Termin einzeln erinnert (bald → dringend → überfällig) und die Freigabe wird direkt mit dem Kunden abgestimmt. Der Termin steht am Post, in der Detailansicht und im Redaktionsplan-Streifen als „eigener Termin".

Fastlane: spontan, am Redaktionsplan vorbei

Für kurzfristige Kundenwünsche, die sich nicht sinnvoll terminieren lassen. Im Post-Daten-Dialog ankreuzen (nur Agentur), auch nachträglich umschaltbar. Ein Fastlane-Post fällt aus allen Terminmechanismen: keine Fristen, keine Erinnerungen, keine Paket- oder Meilenstein-Mails. Die Abstimmung übernimmt die betreuende Person direkt, per Anruf, Mail oder Jour Fixe.

Bleibt im Content-MonatFastlane sagt etwas über Termine, nicht über die Einsortierung. Der Post erscheint normal im Plan, im Kalender und in Auswertungen.

Alles andere unverändertVersionen, Runden, Kommentare, Pins, @-Mentions, Freigabe und der Notion-Rückkanal funktionieren wie gewohnt.

Sichtbar für alleAm Post steht „Fastlane" und statt eines Countdowns, wer die Abstimmung übernimmt. So wirkt die fehlende Erinnerung nicht wie ein Fehler.

Gegenüber Kund:innen ist die Fastlane eine Leistung, kein Notbehelf: die Zusage, dass auch Spontanes möglich ist. Wie oft sie genutzt wurde und wie schnell sie tatsächlich war, lässt sich per SQL auswerten (Abfragen im docs/rollout-runbook.md), etwa als Grundlage fürs Vertragsgespräch.

6Rollen & Rechte

Drei Rollen, pro Kunde vergeben. Eine Person kann bei mehreren Kunden (verschiedene) Rollen haben. Darüber liegt eine agenturweite Admin-Rolle (siehe unten).

	agency LATENT	approver Kunde	commenter Kunde
Entwürfe sehen & bearbeiten	✓	–	–
Kommentieren & Pins setzen	✓	✓	✓
Freigeben	✓	✓	–
Änderungen anfragen	– (bewusst, s. u.)	✓	–
Entscheidung wieder öffnen	✓ (Notfall)	–	–
Posts anlegen, Notion-Import, Mitglieder verwalten	✓	–	–

„Änderungen anfragen" ist ein Kunden-ButtonWir fragen bei uns selbst keine Änderungen an: wenn LATENT etwas ändern will, baut LATENT einfach eine neue Version. Der Button existiert deshalb nur für Kund:innen.

Warum Rollen pro Kunde?Damit Freelancer (z. B. Romy) nur ihren einen Kunden sehen. Wer mehrere Kunden betreut, bekommt mehrere Mitgliedschaften und wählt beim Einstieg. Die Ausnahme ist die Agentur-Admin-Rolle.

Agentur-Admin (agenturweit)Eine Stufe über den Kunden-Rollen: ein Agentur-Admin sieht automatisch alle Kunden der Agentur, arbeitet überall wie agency und verwaltet das Team auf jedem Kunden, ohne einzeln zugeordnet zu sein. So hängt die Verwaltung nicht mehr an einer Person. Vergeben wird die Rolle im Mitglieder-Panel (Kapitel 7).

7Verwalten & Administrieren

Alles, was nicht täglich vorkommt: von Einladung bis Start-Schalter.

Mitglieder einladen & verwalten

Button „Mitglieder" im Kunden-Bereich: Name, E-Mail und Rolle eintragen → die Person bekommt eine gebrandete Einladungs-Mail mit Login-Link. Der Name ist Pflicht, denn ohne ihn hieße die Person im Tool wie ihr E-Mail-Präfix („kassandra2112"). Rolle ändern und Entfernen geht in derselben Liste. Jede Person kann ihren eigenen Namen später selbst anpassen (✎ oben rechts).

Passwort vergeben

Für Kund:innen, deren Firmen-IT unsere Mails filtert (Quarantäne), gibt es in der Mitglieder-Liste den Button „Passwort": Er erzeugt ein starkes Passwort, setzt es sofort und zeigt es genau einmal an, mit Kopieren-Knopf. Persönlich übermitteln (Telefon, Teams), nicht per Mail. Die Person meldet sich dann über „Mit Passwort anmelden" an, ganz ohne Mail. Passwort verloren? Einfach neu setzen; der alte Wert gilt dann nicht mehr. Der Magic-Link-Login funktioniert für alle unverändert weiter.

Agentur-Admins

Im Mitglieder-Panel gibt es für Agentur-Admins eine eigene Sektion „Agentur-Admins". Sie gilt agenturweit, nicht nur für den gerade offenen Kunden: hier siehst du die aktuellen Admins und kannst bestehende LATENT-Teammitglieder der Agentur zum Admin machen oder ihnen die Rolle wieder entziehen. Ein Admin sieht danach alle Kunden der Agentur und kann überall verwalten und freigeben. Der letzte Admin lässt sich nicht entziehen, damit niemand die Agentur aus Versehen aussperrt.

Eigenes Profil & Vorschau-Name

✎ im Kopfbereich öffnet „Mein Profil" (Name, Position). Der Instagram-Name in der Post-Vorschau gehört dem Kunden: einfach in der Vorschau auf den Profilnamen klicken und ändern (nur LATENT kann das).

Neuen Kunden anbinden

Aktuell ein Admin-Schritt (kein Selbstbedienungs-Formular): Der Kunde wird angelegt und seine Notion-Datenbank verbunden. Die Notion-DB braucht dafür die Felder, die unsere beiden bestehenden DBs auch haben, vor allem Name, Caption / Copy, Hashtags, Go-Live, Assets, Monat, Content Typ, Visual Assets, Briefing-Visual (Original) und den Approval-Status mit den drei Workflow-Optionen aus Kapitel 3. Das Feld „Briefing-Visual (Original)" (Typ Dateien) hält den gesicherten Ausgangsstand und muss in jeder neuen Kunden-DB existieren. Am einfachsten: bestehende DB duplizieren.

Kunden-Einstellungen

Einstellung	Bedeutung	Standard
Deadline-Modus	monatlich: ein Paket pro Redaktionsmonat, eine gemeinsame Frist (Kapitel 5). pro Post: jede Frist hängt am Go-Live des einzelnen Posts.	beide Kunden: monatlich
Frist-Vorlauf	Wie viele Tage vor Monatsbeginn (bzw. vor Go-Live) die Freigabe stehen muss.	14 Tage
Erinnerungs-Vorlauf	Wie viele Tage vor der Frist die sanfte Erinnerung kommt.	14 Tage

Änderungen an diesen Werten macht aktuell der Admin. Bei Bedarf bei Ingo melden.

Die Start-Schalter

Zentrale Schalter, die der Admin umlegt:

Schalter	Was er aktiviert	Stand
Notion-Rückschreiben technisch: `NOTION_WRITEBACK`	Alles aus Kapitel 3, das in Richtung Notion fließt: Status-Wechsel, finale Caption/Hashtags, das freigegebene Visual, automatische Page-Anlage.	an (seit Pilot)
Automatische Freigabe technisch: `AUTO_APPROVE`	Die automatische Freigabe bei erreichter Frist (Monats-Paket und Redaktionszyklus). Aus = nach Fristablauf wird nichts automatisch freigegeben, die Reminder bitten um manuelle Freigabe.	aus
Monats-Automatik technisch: `BATCH_CYCLE`	Die Paket-Mails aus Kapitel 5 (die automatische Freigabe hängt zusätzlich an `AUTO_APPROVE`). Bis dahin gibt es nur das informative Banner im Tool.	aus

8Warum ist das so?

Bewusste Entscheidungen. Bitte nicht versehentlich „wegoptimieren".

Der Import legt Entwürfe an, nichts geht automatisch rausSchützt vor unsauberen Notion-Ständen beim Kunden. Senden bleibt der bewusste Klick, einzeln oder als Stapel.

Notion wird nur bei Freigabe aktualisiertEine Page darf nie „final" aussehen, während der Review läuft, sonst plant die Redaktion Zwischenstände ein.

Kein „alle Kunden"-Menü für normale MitgliederRollen gelten pro Kunde, damit Freelancer nur ihren einen Kunden sehen. Wer wirklich alle Kunden braucht, bekommt die agenturweite Admin-Rolle, statt überall einzeln eingetragen zu werden.

Wieder-Öffnen können nur wirKund:innen können eine getroffene Entscheidung nicht selbst hin- und herschalten, das gäbe Chaos im Verlauf. Im Notfall öffnet LATENT.

3 Sekunden Bedenkzeit vor jeder EntscheidungFreigeben und Änderungswunsch starten mit einem kurzen Countdown samt „Abbrechen". Das schützt vor Versehens-Klicks, egal wo der Button liegt.

Kommentare kann man löschen, aber nie umschreibenEigene Kommentare und Pins lassen sich entfernen (×). Nachträgliches Umformulieren gibt es bewusst nicht: was gesagt wurde, bleibt nachvollziehbar.

Mails kommen zu festen Zeiten, nicht sofort30 Posts auf einmal dürfen keine 30 Mails auslösen. Die Bündelung zu vier Tages-Slots hält alle informiert, ohne zu nerven.

9Wenn etwas hakt

Die häufigsten Fragen, kurz beantwortet.

Der Post ist beim Import nicht aufgetaucht.: In Notion den Approval-Status prüfen: Geholt wird nur, was auf „Ready for Kunden Review" steht. Alles andere ignoriert der Import bewusst.
Die Mail ist (noch) nicht angekommen.: Mails kommen frühestens zum nächsten Tages-Slot (10:00 / 13:00 / 15:30 / 18:00), siehe Kapitel 4. Nach 18:00 Gesendetes kommt am nächsten Morgen um 10:00.
„Verbindung unterbrochen" beim Freigeben.: Passiert gelegentlich, wenn der Browser-Tab lange im Hintergrund war. Pulse versucht es einmal automatisch erneut. Falls die Meldung bleibt: einfach noch einmal klicken.
Der Kunde sieht den Post nicht.: Vermutlich ist er noch Entwurf. Erst „Zur Freigabe senden" macht ihn für Kund:innen sichtbar.
Ich will einen geänderten Notion-Stand erneut zur Freigabe bringen.: Page in Notion wieder auf „Ready for Kunden Review" setzen und in Pulse importieren. Daraus wird eine neue Entwurfs-Version, nichts geht verloren.
Ich finde einen Post nicht.: Suchfeld rechts neben den Filter-Chips (sucht in Titel und Caption), kombinierbar mit „Zu prüfen" / „Freigegeben" / „Paid Ads".